多媒體會議系統無紙化管理和存儲會議資料主要依賴于電子設備和在線工具。在會前準備階段，會議組織者可以利用電子文件管理系統創建并整理電子資料，這些資料包括會議議程、背景資料、參會人員名單等。這些電子文件可以存儲在本地設備或云端服務器上，確保資料的安全性和可訪問性。在會議進行過程中，與會人員可以通過電子設備實時查看和編輯會議資料。電子簽名技術的運用使得會議紀要、決議等文件的確認過程更加便捷，無需打印紙質文件。此外，多媒體會議系統通常配備有電子投票、實時問答等互動功能，這些功能可以提升會議的效率和參與度，同時所有的互動數據也可以被實時記錄和存儲。會后，多媒體會議系統可以提供豐富的反饋和總結工具。通過在線調查問卷或電子郵件，系統可以收集與會人員的反饋意見，幫助組織者改進未來的會議安排。同時，所有的會議資料、記錄以及反饋數據都可以被長期保存，方便隨時查閱和回顧。總的來說，多媒體會議系統通過電子化和在線化的方式，實現了會議資料的無紙化管理和存儲。這不僅提高了會議的效率，降低了紙質資料的使用，還提升了資料的可訪問性和安全性，使得會議的管理和資料保存更加便捷高效。