檔案整理(li)的分類和實用整理(li)步驟

根據(ju)所有的(de)(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)把不(bu)同類(lei)(lei)(lei)別(bie)(bie)的(de)(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)區分開來；鑒別(bie)(bie)每(mei)一(yi)(yi)(yi)份文件(jian)(jian)的(de)(de)保(bao)(bao)管(guan)(guan)期(qi)(qi)限(xian)(xian)，相(xiang)同保(bao)(bao)管(guan)(guan)期(qi)(qi)限(xian)(xian)、相(xiang)同類(lei)(lei)(lei)別(bie)(bie)的(de)(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)材(cai)料作為一(yi)(yi)(yi)個(ge)組卷單位(wei)，天津檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)整理，不(bu)同類(lei)(lei)(lei)別(bie)(bie)、不(bu)同保(bao)(bao)管(guan)(guan)期(qi)(qi)限(xian)(xian) 資料不(bu)能混(hun)裝在(zai)(zai)(zai)同一(yi)(yi)(yi)個(ge)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)盒中(zhong)。排序采用年(nian)度(du)一(yi)(yi)(yi)保(bao)(bao)管(guan)(guan)期(qi)(qi)限(xian)(xian)一(yi)(yi)(yi)分類(lei)(lei)(lei)的(de)(de)方法，同一(yi)(yi)(yi)保(bao)(bao)管(guan)(guan)期(qi)(qi)限(xian)(xian)的(de)(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)資料，同一(yi)(yi)(yi)責任者的(de)(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)資料按(an)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)形成(cheng)(cheng)的(de)(de)時間(jian)先后(hou)排序，報(bao)告、請(qing)示(shi)(shi)件(jian)(jian)要同批(pi)示(shi)(shi)、批(pi)復(fu)一(yi)(yi)(yi)起組件(jian)(jian)，批(pi)復(fu)、批(pi)示(shi)(shi)在(zai)(zai)(zai)前，請(qing)示(shi)(shi)報(bao)告在(zai)(zai)(zai)后(hou);正件(jian)(jian)在(zai)(zai)(zai)前、附件(jian)(jian)在(zai)(zai)(zai)后(hou);正本在(zai)(zai)(zai)前，定稿在(zai)(zai)(zai)后(hou);轉(zhuan)發(fa)件(jian)(jian)在(zai)(zai)(zai)前，被轉(zhuan)發(fa)件(jian)(jian)在(zai)(zai)(zai)后(hou)重(zhong)大(da)活動(dong)資料可裝訂成(cheng)(cheng)冊，作為一(yi)(yi)(yi)件(jian)(jian)。在(zai)(zai)(zai)組卷過程中(zhong)，去掉 重(zhong)復(fu)的(de)(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)材(cai)料，同類(lei)(lei)(lei)文件(jian)(jian)較(jiao)少的(de)(de)能夠立薄卷。

對檔案的頁碼和編(bian)號進行有效編(bian)制可以促進整理(li)工(gong)作效率

在(zai)(zai)檔案(an)整理(li)過(guo)程(cheng)中(zhong)，通過(guo)檔案(an)頁碼、編(bian)(bian)號的(de)有效(xiao)(xiao)編(bian)(bian)制(zhi)，能夠促進工(gong)(gong)作人員(yuan)整理(li)工(gong)(gong)作效(xiao)(xiao)率(lv)提高。在(zai)(zai)具體(ti)編(bian)(bian)制(zhi)過(guo)程(cheng)中(zhong)，工(gong)(gong)作人員(yuan)首(shou)先需要(yao)在(zai)(zai)全部檔案(an)的(de)右上角檔號章(zhang)內編(bian)(bian)寫(xie)檔案(an)號碼、所屬年(nian)份、館(guan)編(bian)(bian)件(jian)號、機構代號.保管(guan)時限、問題代號等內容。再根(gen)據檔案(an)整理(li)的(de)分類(lei)標準，按照(zhao)檔案(an)低級(ji)至的(de)順序(xu)進行編(bian)(bian)寫(xie)。有利于檔案(an)案(an)號編(bian)(bian)寫(xie)效(xiao)(xiao)率(lv)提高，檔案(an)整理(li)公司，也為日后管(guan)理(li)工(gong)(gong)作及(ji)查閱工(gong)(gong)作的(de)開展提供了便利。

檔案的(de)文件材料整理需(xu)要科學和技術

文(wen)件材料的(de)(de)(de)(de)整理是按照科學(xue)的(de)(de)(de)(de)方法和規(gui)則進行(xing)的(de)(de)(de)(de)，是一項技術性的(de)(de)(de)(de)工作。對歸檔(dang)(dang)的(de)(de)(de)(de)文(wen)件材料進行(xing)科學(xue)的(de)(de)(de)(de)整理是檔(dang)(dang)案室(shi)的(de)(de)(de)(de)主(zhu)要任(ren)務之一。通過(guo)(guo)檔(dang)(dang)案收(shou)集工作集中(zhong)到檔(dang)(dang)案館(guan)，只有(you)經過(guo)(guo)科學(xue)整理，使零散的(de)(de)(de)(de)文(wen)件資(zi)料實現(xian)條理、秩序，檔(dang)(dang)案整理服務，并(bing)將其中(zhong)的(de)(de)(de)(de)關(guan)鍵成分通過(guo)(guo)整理凸現(xian)出(chu)來，才(cai)能有(you)效地提供利用(yong)。因此，文(wen)件材料歸檔(dang)(dang)整理工作是檔(dang)(dang)案業務的(de)(de)(de)(de)中(zhong)心環(huan)節。