檔案室規范化建設

首(shou)先從建設單位實際情況出(chu)發(fa)，保證限度地維護(hu)檔案(an)(an)的(de)(de)完整(zheng)與安全，信息化檔案(an)(an)室建設軟件，方便檔案(an)(an)的(de)(de)利(li)用；維護(hu)檔案(an)(an)的(de)(de)完整(zheng)：首(shou)先一是(shi)指保持檔案(an)(an)內容和(he)形式的(de)(de)有機(ji)聯系;二是(shi)指保證檔案(an)(an)材料不缺少、不遺漏、不分(fen)割；

維(wei)護檔(dang)案(an)的安全：一是(shi)指(zhi)不發生丟(diu)失、水浸、霉變(bian)、蟲(chong)害、鼠害等損毀檔(dang)案(an)的事故;二(er)是(shi)指(zhi)防(fang)止檔(dang)案(an)內(nei)容泄密；

方便檔案(an)(an)的(de)(de)利用(yong)：一是指運用(yong)計算機(ji)等(deng)現代(dai)化管理手段，提(ti)高檢索和利用(yong)的(de)(de)效率。二(er)是指提(ti)供安全保(bao)密的(de)(de)檔案(an)(an)閱覽環(huan)境以及檔案(an)(an)的(de)(de)條件和設備等(deng)。

從安全方面(mian)來講，檔(dang)案室(shi)(shi)(shi)的建設要遠離空氣污染區(qu)(qu)，且需要配備(bei)完善的防(fang)(fang)護設施(shi)，具(ju)備(bei)防(fang)(fang)火、防(fang)(fang)水（潮）、防(fang)(fang)高溫(wen)、防(fang)(fang)盜、防(fang)(fang)蟲、防(fang)(fang)鼠、防(fang)(fang)有害氣體、防(fang)(fang)光、防(fang)(fang)磁等要求。同時在(zai)保密安全方面(mian)，要做到(dao)功能區(qu)(qu)域劃分，將檔(dang)案室(shi)(shi)(shi)、辦(ban)公室(shi)(shi)(shi)、閱(yue)覽室(shi)(shi)(shi)分開(kai)。做好檔(dang)案的權限分級(ji)，智能管理，實現(xian)檔(dang)案存取借閱(yue)的流程規范安全。

智能(neng)化檔案館建設的標準要求

檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)業務(wu)種類(lei)與日(ri)俱增(zeng)，信息化(hua)(hua)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)室建(jian)設(she)服務(wu)，檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)載體(ti)種類(lei)和(he)數量(liang)不斷(duan)增(zeng)加(jia)，檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)工作(zuo)者不但要(yao)管理(li)(li)實體(ti)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)載體(ti)，同時要(yao)承擔(dan)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)數字(zi)化(hua)(hua)加(jia)工等新的工作(zuo)，對(dui)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)的存(cun)取(qu)頻率和(he)工作(zuo)量(liang)大幅(fu)增(zeng)加(jia)。智(zhi)能(neng)(neng)標準(zhun)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)館應提供智(zhi)能(neng)(neng)化(hua)(hua)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管理(li)(li)手段，幫助檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)工作(zuo)者更(geng)便捷(jie)的操作(zuo)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)密集架架體(ti)，更(geng)直(zhi)觀迅速的找到檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)存(cun)放位置，創(chuang)造更(geng)加(jia)綠色節能(neng)(neng)的檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管理(li)(li)環境。檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管理(li)(li)必須(xu)確(que)保(bao)(bao)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)的安全性，大部分標準(zhun)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)館還單(dan)獨建(jian)有涉(she)密檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)保(bao)(bao)管室，信息化(hua)(hua)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)室建(jian)設(she)公司，因此(ci)標準(zhun)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)館需要(yao)建(jian)設(she)門禁(jin)、視頻監控、報警等功能(neng)(neng)的智(zhi)能(neng)(neng)安防監控系統。

為什么要推動智能化檔案館的建設

由于日(ri)常(chang)(chang)活(huo)動(dong)較多(duo)，北京信息化檔(dang)(dang)案(an)室(shi)建(jian)設(she)，檔(dang)(dang)案(an)數量(liang)十分(fen)龐大。然而，傳(chuan)統的檔(dang)(dang)案(an)管理方式僅使用書架、書柜等(deng)硬件(jian)(jian)(jian)設(she)備來儲存檔(dang)(dang)案(an)，伴(ban)隨著(zhu)檔(dang)(dang)案(an)數量(liang)越來越多(duo)，只能不斷擴(kuo)大硬件(jian)(jian)(jian)設(she)備的投入來適應檔(dang)(dang)案(an)管理，且占地面積較大，硬件(jian)(jian)(jian)設(she)備成本和空間成本高。在日(ri)常(chang)(chang)的科(ke)研項(xiang)目和教學過(guo)程中需(xu)要使用檔(dang)(dang)案(an)，因(yin)此這(zhe)意味(wei)著(zhu)管理檔(dang)(dang)案(an)的存放(fang)次序更加困難(nan)。人工識(shi)別的方式難(nan)以適應大量(liang)的檔(dang)(dang)案(an)調取，通常(chang)(chang)會導(dao)致檔(dang)(dang)案(an)存放(fang)位置(zhi)雜(za)亂，尋(xun)找檔(dang)(dang)案(an)的時(shi)間長等(deng)問(wen)題。