文書檔案是重要基礎

作(zuo)為(wei)企業重(zhong)要的檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)載體(ti)形式，文書檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)是檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)理(li)(li)(li)體(ti)系(xi)中的重(zhong)要組成內容是檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)數字化管(guan)理(li)(li)(li)工(gong)作(zuo)實現的重(zhong)要基礎。文書檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)作(zuo)為(wei)具有(you)價(jia)值、長期創(chuang)(chuang)造和(he)積累(lei)的智慧記錄(lu)和(he)財富，其整(zheng)理(li)(li)(li)方法(fa)直接決定著(zhu)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)價(jia)值的發揮和(he)利用，因此在(zai)實際(ji)整(zheng)理(li)(li)(li)工(gong)作(zuo)中，項目(mu)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)整(zheng)理(li)(li)(li)軟件，對檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)整(zheng)理(li)(li)(li)和(he)保管(guan)工(gong)作(zuo)不斷創(chuang)(chuang)新，項目(mu)檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)整(zheng)理(li)(li)(li)，對檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)管(guan)理(li)(li)(li)工(gong)作(zuo)體(ti)系(xi)的建立和(he)完善有(you)著(zhu)重(zhong)要的現實意義。

檔案工作(zuo)需要循序漸進(jin)

許多檔(dang)案(an)(an)(an)工作人員有著強烈(lie)的工作積極性(xing)和責任感，希望(wang)盡早把(ba)工作完成(cheng)(cheng)，這是好事，但不能盲目(mu)推進(jin)(jin)，在(zai)紙質(zhi)檔(dang)案(an)(an)(an)沒有準備好之前不要進(jin)(jin)入下一階段，必須在(zai)紙質(zhi)檔(dang)案(an)(an)(an)已按檔(dang)案(an)(an)(an)整理(li)(li)規(gui)則完成(cheng)(cheng)規(gui)范的歸(gui)檔(dang)整理(li)(li)后進(jin)(jin)行。若紙質(zhi)檔(dang)案(an)(an)(an)整理(li)(li)不合格就開展數字(zi)化掃(sao)描，項目(mu)檔(dang)案(an)(an)(an)整理(li)(li)流程，那么一旦紙質(zhi)檔(dang)案(an)(an)(an)需要重新調(diao)整必然牽(qian)動(dong)相應的數字(zi)化檔(dang)案(an)(an)(an)的調(diao)整。

檔(dang)(dang)案(an)整(zheng)(zheng)理(li)人(ren)員(yuan)要能夠熟練掌握各(ge)階(jie)段檔(dang)(dang)案(an)整(zheng)(zheng)理(li)規則，整(zheng)(zheng)理(li)工(gong)(gong)作包括(kuo)歸(gui)檔(dang)(dang)與不歸(gui)檔(dang)(dang)鑒定、保(bao)管期(qi)限鑒定、文件頁正(zheng)確排(pai)序、頁碼正(zheng)確編寫在正(zheng)確位(wei)置(zhi)、按檔(dang)(dang)案(an)整(zheng)(zheng)理(li)方案(an)歸(gui)檔(dang)(dang)排(pai)序、每一件蓋好(hao)歸(gui)檔(dang)(dang)章并準(zhun)確填寫、全(quan)年(nian)檔(dang)(dang)案(an)完(wan)成編目并準(zhun)確無(wu)誤等工(gong)(gong)作，確保(bao)即(ji)將進行數字化加工(gong)(gong)的檔(dang)(dang)案(an)齊(qi)全(quan)、完(wan)整(zheng)(zheng)、真(zhen)實、準(zhun)確、規范，同時要注意有(you)些檔(dang)(dang)案(an)需要進行拆除裝訂物，項目檔(dang)(dang)案(an)整(zheng)(zheng)理(li)公司，修(xiu)整(zheng)(zheng)頁面，修(xiu)補褪變、破(po)損檔(dang)(dang)案(an)等工(gong)(gong)作，才能進行數字化加工(gong)(gong)。

檔案數字化之前(qian)要先(xian)整理整體建(jian)庫和(he)補充(chong)著錄

檔案(an)數(shu)(shu)字(zi)化(hua)之前的(de)整(zheng)(zheng)(zheng)理工作(zuo)包括整(zheng)(zheng)(zheng)體建庫及(ji)補充著(zhu)錄(lu)(lu)兩方面。在進行(xing)檔案(an)數(shu)(shu)字(zi)化(hua)時對(dui)(dui)于(yu)沒(mei)有(you)完整(zheng)(zheng)(zheng)著(zhu)錄(lu)(lu)信息的(de)單位需要對(dui)(dui)目(mu)(mu)(mu)錄(lu)(lu)集中著(zhu)錄(lu)(lu)和建庫，在完成編目(mu)(mu)(mu)工作(zuo)后，才有(you)可能銜接數(shu)(shu)字(zi)化(hua)對(dui)(dui)象審(shen)批、檔案(an)出庫、整(zheng)(zheng)(zheng)理、檢查核對(dui)(dui)等工作(zuo)；對(dui)(dui)于(yu)已建庫但(dan)條目(mu)(mu)(mu)信息仍不完整(zheng)(zheng)(zheng)的(de)，應該對(dui)(dui)缺(que)失(shi)、錯誤等信息進行(xing)糾正，以確保信息完整(zheng)(zheng)(zheng)，從而支援(yuan)檔案(an)數(shu)(shu)字(zi)化(hua)成果(guo)的(de)服(fu)務利用工作(zuo)。如進一步設置及(ji)補充人名、地名、附件等著(zhu)錄(lu)(lu)項目(mu)(mu)(mu)。