文(wen)(wen)(wen)書檔(dang)案(an)(an)整(zheng)理(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)流(liu)程主要包括以下(xia)幾(ji)個步(bu)驟：1.**收集與(yu)(yu)鑒別(bie)**：每(mei)年(nian)(nian)(nian)年(nian)(nian)(nian)初，由(you)檔(dang)案(an)(an)人員(yuan)將上年(nian)(nian)(nian)度(du)(du)處理(li)(li)完畢的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)材(cai)料(liao)(liao)統一收集到檔(dang)案(an)(an)管(guan)理(li)(li)部門。根據(ju)歸檔(dang)范圍(wei)與(yu)(yu)不(bu)歸檔(dang)范圍(wei)進(jin)行挑揀(jian)和(he)(he)剔除不(bu)應(ying)歸檔(dang)的(de)(de)(de)(de)(de)材(cai)料(liao)(liao)（如重(zhong)份文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)、無(wu)查考(kao)利用(yong)(yong)價值的(de)(de)(de)(de)(de)事(shi)務(wu)性(xing)臨時文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)等）。同(tong)時確(que)保(bao)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)齊全(quan)性(xing)和(he)(he)完整(zheng)性(xing)，“三防止”原則應(ying)被遵循以避免重(zhong)要文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)和(he)(he)電子(zi)文(wen)(wen)(wen)檔(dang)的(de)(de)(de)(de)(de)遺漏(lou)或散失。（來源(yuan)：《中華(hua)人民共(gong)(gong)和(he)(he)國(guo)檔(dang)案(an)(an)法(fa)》及檔(dang)案(an)(an)工(gong)作(zuo)實踐(jian)經驗）2.**分(fen)(fen)類(lei)整(zheng)理(li)(li)**：對(dui)已經鑒別(bie)的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)進(jin)行科學的(de)(de)(de)(de)(de)分(fen)(fen)類(lei)組織工(gong)作(zuo)。常見的(de)(de)(de)(de)(de)有按年(nian)(nian)(nian)度(du)(du)—機構(問題(ti))—保(bao)管(guan)期限進(jin)行分(fen)(fen)類(lei)的(de)(de)(de)(de)(de)方案(an)(an)；也可采用(yong)(yong)年(nian)(nian)(nian)度(du)(du)-保(bao)管(guan)期限直(zhi)接劃(hua)分(fen)(fen)的(de)(de)(de)(de)(de)方法(fa)適應(ying)不(bu)同(tong)規模的(de)(de)(de)(de)(de)單位需求。《機關(guan)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)管(guan)理(li)(li)規定(ding)(ding)》(國(guo)家(jia)相(xiang)關(guan)規定(ding)(ding))為(wei)此(ci)提供了明(ming)確(que)指(zhi)導方向。(來源(yuan)：“蘭臺(tai)驛站”、各單位檔(dang)案(an)(an)管(guan)理(li)(li)工(gong)作(zuo)實際執(zhi)行規范標(biao)(biao)準(zhun))3.**編(bian)號(hao)編(bian)目**:為(wei)每(mei)件(jian)(jian)文(wen)(wen)(wen)檔(dang)分(fen)(fen)配標(biao)(biao)識符即“室(shi)編(bian)號(hao)”，并(bing)在首頁加蓋帶(dai)有相(xiang)關(guan)信息的(de)(de)(de)(de)(de)蓋章(zhang)并(bing)填(tian)寫(xie)詳細(xi)(xi)內容(rong)以方便日后檢索查找(zhao);編(bian)制詳細(xi)(xi)目錄列表以便于(yu)管(guan)理(li)(li)維護(hu)與(yu)(yu)使(shi)用(yong)(yong)查詢。(依據(ju)《中華(hua)人民共(gong)(gong)和(he)(he)國(guo)內部控制與(yu)(yu)審計準(zhun)則》)4.**裝(zhuang)訂保(bao)存(cun)**:對(dui)整(zheng)理(li)(li)好的(de)(de)(de)(de)(de)材(cai)料(liao)(liao)進(jin)行必要的(de)(de)(de)(de)(de)物(wu)理(li)(li)保(bao)護(hu)操作(zuo)例如用(yong)(yong)線繩(sheng)綁定(ding)(ding)或者(zhe)使(shi)用(yong)(yong)夾具封裝(zhuang)確(que)其穩定(ding)(ding)不(bu)易受損破壞;將終成果有序放入(ru)容(rong)器(qi)內并(bing)存(cun)放在安全(quan)環境中實現長期有效儲存(cun)防護(hu)策略達成目的(de)(de)(de)(de)(de)任務(wu)要求結束環節(jie)步(bu)驟全(quan)部內容(rong)至此(ci)告一段落.(參(can)照ISO化管(guan)理(li)(li)體系中對(dui)紙質媒介存(cun)儲標(biao)(biao)準(zhun)指(zhi)引以及實踐(jian)經驗總結).

在光(guang)伏檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)整(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)(li)(li)(li)過程(cheng)中，面對(dui)文件(jian)紙(zhi)張規(gui)格(ge)(ge)不(bu)一(yi)(yi)致(zhi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)問題時(shi)(shi)，可(ke)(ke)以(yi)(yi)(yi)采(cai)取以(yi)(yi)(yi)下(xia)措施：1.**統(tong)一(yi)(yi)標準(zhun)**：首先(xian)明確(que)(que)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)要求(qiu)和(he)(he)(he)標準(zhun)。一(yi)(yi)般來(lai)說，A4紙(zhi)因其通用(yong)(yong)性和(he)(he)(he)便(bian)(bian)利性常被(bei)作(zuo)為檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)主要規(gui)格(ge)(ge)標準(zhun)。對(dui)于(yu)非標準(zhun)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)文件(jian)如小(xiao)于(yu)或(huo)大(da)(da)于(yu)A4尺(chi)(chi)寸(cun)(cun)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)文件(jian)需進(jin)行相應處(chu)理(li)(li)(li)(li)(li)(li)以(yi)(yi)(yi)滿(man)足規(gui)范(fan)要求(qiu)。2.**粘貼與折疊方(fang)(fang)法(fa)調整(zheng)(zheng)**：對(dui)于(yu)小(xiao)尺(chi)(chi)寸(cun)(cun)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)文檔(dang)(dang)(dang)(dang)（例(li)如16K），可(ke)(ke)以(yi)(yi)(yi)選擇將(jiang)(jiang)(jiang)其內容完整(zheng)(zheng)并(bing)粘貼到(dao)一(yi)(yi)張新的(de)(de)(de)(de)(de)(de)、符合規(gui)格(ge)(ge)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)空(kong)白紙(zhi)上；而對(dui)于(yu)大(da)(da)尺(chi)(chi)寸(cun)(cun)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)圖(tu)紙(zhi)或(huo)其他材料則(ze)應考慮采(cai)用(yong)(yong)合理(li)(li)(li)(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)折疊方(fang)(fang)式使其能夠(gou)適(shi)配到(dao)A4幅面大(da)(da)小(xiao)內或(huo)者(zhe)單獨存放并(bing)做好(hao)標識以(yi)(yi)(yi)便(bian)(bian)查閱和(he)(he)(he)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)(li)。這(zhe)(zhe)一(yi)(yi)步(bu)驟旨在確(que)(que)保所有歸檔(dang)(dang)(dang)(dang)文件(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)物理(li)(li)(li)(li)(li)(li)尺(chi)(chi)寸(cun)(cun)一(yi)(yi)致(zhi)便(bian)(bian)于(yu)存儲(chu)和(he)(he)(he)檢索使用(yong)(yong)計算機技(ji)術(shu)輔助(zhu)整(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)(li)(li)(li)時(shi)(shi)將(jiang)(jiang)(jiang)不(bu)同大(da)(da)小(xiao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)紙(zhi)質(zhi)文件(jian)進(jin)行掃描轉化(hua)為電子(zi)(zi)文件(jian)存儲(chu)在統(tong)一(yi)(yi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)數(shu)據(ju)庫系統(tong)中這(zhe)(zhe)樣一(yi)(yi)來(lai)無(wu)論原始(shi)文檔(dang)(dang)(dang)(dang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)物理(li)(li)(li)(li)(li)(li)形態如何變化(hua)其電子(zi)(zi)副本都將(jiang)(jiang)(jiang)保持(chi)(chi)相同的(de)(de)(de)(de)(de)(de)格(ge)(ge)式和(he)(he)(he)規(gui)范(fan)從(cong)而提(ti)(ti)高了檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)信息化(hua)水(shui)平和(he)(he)(he)效率同時(shi)(shi)也方(fang)(fang)便(bian)(bian)了對(dui)這(zhe)(zhe)些(xie)資料的(de)(de)(de)(de)(de)(de)遠程(cheng)訪問和(he)(he)(he)利用(yong)(yong)需要特別(bie)注(zhu)意的(de)(de)(de)(de)(de)(de)是在處(chu)理(li)(li)(li)(li)(li)(li)任(ren)何形式的(de)(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)資料時(shi)(shi)必須(xu)嚴(yan)格(ge)(ge)遵守(shou)相關(guan)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)法(fa)律法(fa)規(gui)和(he)(he)(he)操作(zuo)規(gui)程(cheng)以(yi)(yi)(yi)確(que)(que)保信息的(de)(de)(de)(de)(de)(de)真實性完整(zheng)(zheng)性以(yi)(yi)(yi)及安(an)全(quan)性。）3.借助(zhu)技(ji)術(shu)手(shou)段提(ti)(ti)高管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)(li)水(shui)平：隨著(zhu)信息技(ji)術(shu)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)發(fa)(fa)展(zhan)可(ke)(ke)以(yi)(yi)(yi)引入的(de)(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)(li)系統(tong)來(lai)優化(hua)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)(li)流(liu)程(cheng)實現檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)數(shu)字化(hua)和(he)(he)(he)電子(zi)(zi)化(hua)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)(li)這(zhe)(zhe)將(jiang)(jiang)(jiang)極大(da)(da)地簡化(hua)傳統(tong)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)手(shou)工(gong)操作(zuo)提(ti)(ti)高工(gong)作(zuo)效率同時(shi)(shi)也有助(zhu)于(yu)更好(hao)地保護珍貴的(de)(de)(de)(de)(de)(de)原始(shi)資料避免不(bu)必要的(de)(de)(de)(de)(de)(de)損失和(he)(he)(he)風險總之通過合理(li)(li)(li)(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)方(fang)(fang)法(fa)和(he)(he)(he)技(ji)術(shu)手(shou)段可(ke)(ke)以(yi)(yi)(yi)有效地解決光(guang)伏檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)中遇到(dao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)各類問題提(ti)(ti)升(sheng)檔(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)(li)(li)(li)工(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)質(zhi)量和(he)(he)(he)水(shui)平為企(qi)業的(de)(de)(de)(de)(de)(de)可(ke)(ke)持(chi)(chi)續發(fa)(fa)展(zhan)提(ti)(ti)供有力支持(chi)(chi)。

基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)整(zheng)(zheng)(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)(li)是一項重要的(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)，檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)信息(xi)化(hua)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)設(she)承接，它可(ke)(ke)以(yi)(yi)幫(bang)助我(wo)們更好地管理(li)(li)(li)(li)和(he)(he)(he)(he)利(li)(li)用(yong)基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)，提(ti)(ti)(ti)高(gao)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)效(xiao)(xiao)(xiao)率(lv)和(he)(he)(he)(he)質量(liang)。其主(zhu)要優點和(he)(he)(he)(he)意義如下(xia)：1.便于(yu)查找(zhao)(zhao)(zhao)和(he)(he)(he)(he)利(li)(li)用(yong)：基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)整(zheng)(zheng)(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)(li)可(ke)(ke)以(yi)(yi)將(jiang)各種基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)按(an)照一定的(de)(de)規(gui)律和(he)(he)(he)(he)方(fang)(fang)法進行分類、編號(hao)和(he)(he)(he)(he)編目(mu)，檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)信息(xi)化(hua)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)設(she)托(tuo)管，使得(de)(de)查找(zhao)(zhao)(zhao)和(he)(he)(he)(he)利(li)(li)用(yong)基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)更加方(fang)(fang)便快捷(jie)(jie)。2.保護檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)安(an)全(quan)：基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)整(zheng)(zheng)(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)(li)可(ke)(ke)以(yi)(yi)將(jiang)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)進行分類、編號(hao)和(he)(he)(he)(he)編目(mu)，揭陽檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)信息(xi)化(hua)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)設(she)，使得(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)的(de)(de)保管更加規(gui)范和(he)(he)(he)(he)有序(xu)，從(cong)(cong)而有效(xiao)(xiao)(xiao)地保護檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)的(de)(de)安(an)全(quan)。3.提(ti)(ti)(ti)高(gao)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)效(xiao)(xiao)(xiao)率(lv)：基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)整(zheng)(zheng)(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)(li)可(ke)(ke)以(yi)(yi)使得(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)的(de)(de)查找(zhao)(zhao)(zhao)和(he)(he)(he)(he)利(li)(li)用(yong)更加方(fang)(fang)便快捷(jie)(jie)，從(cong)(cong)而提(ti)(ti)(ti)高(gao)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)效(xiao)(xiao)(xiao)率(lv)。4.促(cu)進檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)的(de)(de)利(li)(li)用(yong)：基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)整(zheng)(zheng)(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)(li)可(ke)(ke)以(yi)(yi)使得(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)的(de)(de)查找(zhao)(zhao)(zhao)和(he)(he)(he)(he)利(li)(li)用(yong)更加方(fang)(fang)便快捷(jie)(jie)，從(cong)(cong)而促(cu)進檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)的(de)(de)利(li)(li)用(yong)。5.保護檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)的(de)(de)完整(zheng)(zheng)(zheng)(zheng)性(xing)(xing)(xing)和(he)(he)(he)(he)真實(shi)性(xing)(xing)(xing)：基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)整(zheng)(zheng)(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)(li)可(ke)(ke)以(yi)(yi)使得(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)的(de)(de)查找(zhao)(zhao)(zhao)和(he)(he)(he)(he)利(li)(li)用(yong)更加方(fang)(fang)便快捷(jie)(jie)，從(cong)(cong)而保護檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)的(de)(de)完整(zheng)(zheng)(zheng)(zheng)性(xing)(xing)(xing)和(he)(he)(he)(he)真實(shi)性(xing)(xing)(xing)。6.為(wei)(wei)后續(xu)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)提(ti)(ti)(ti)供參考(kao)：基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)整(zheng)(zheng)(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)(li)可(ke)(ke)以(yi)(yi)為(wei)(wei)后續(xu)的(de)(de)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)提(ti)(ti)(ti)供參考(kao)，從(cong)(cong)而提(ti)(ti)(ti)高(gao)工(gong)作(zuo)(zuo)(zuo)的(de)(de)質量(liang)和(he)(he)(he)(he)效(xiao)(xiao)(xiao)率(lv)。7.為(wei)(wei)決(jue)策(ce)提(ti)(ti)(ti)供依(yi)據：基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)整(zheng)(zheng)(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)(li)可(ke)(ke)以(yi)(yi)為(wei)(wei)決(jue)策(ce)提(ti)(ti)(ti)供依(yi)據，檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)信息(xi)化(hua)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)設(she)公司，從(cong)(cong)而提(ti)(ti)(ti)高(gao)決(jue)策(ce)的(de)(de)科學性(xing)(xing)(xing)和(he)(he)(he)(he)準確性(xing)(xing)(xing)。8.為(wei)(wei)歷(li)史(shi)(shi)研究提(ti)(ti)(ti)供資料：基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)整(zheng)(zheng)(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)(li)可(ke)(ke)以(yi)(yi)為(wei)(wei)歷(li)史(shi)(shi)研究提(ti)(ti)(ti)供資料，從(cong)(cong)而推動歷(li)史(shi)(shi)研究的(de)(de)發展。9.為(wei)(wei)社會服務(wu)：基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)整(zheng)(zheng)(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)(li)可(ke)(ke)以(yi)(yi)為(wei)(wei)社會服務(wu)，從(cong)(cong)而提(ti)(ti)(ti)高(gao)社會的(de)(de)福利(li)(li)水平。10.為(wei)(wei)國家建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)設(she)提(ti)(ti)(ti)供支持：基(ji)(ji)(ji)(ji)建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)檔(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)(dang)案(an)(an)(an)(an)(an)(an)整(zheng)(zheng)(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)(li)可(ke)(ke)以(yi)(yi)為(wei)(wei)國家建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)設(she)提(ti)(ti)(ti)供支持，從(cong)(cong)而推動國家建(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)(jian)設(she)的(de)(de)發展。