檔案整理數字化處理的四個步(bu)驟(zou)

檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)數(shu)字化前處(chu)理工作(zuo)是對檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)數(shu)字化轉換前開展的(de)(de)(de)一種技(ji)術準備工作(zuo)，是在充分(fen)尊重檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)真實的(de)(de)(de)基(ji)礎(chu)上，從(cong)便于(yu)保(bao)管利用的(de)(de)(de)角度出發，為適(shi)應檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)數(shu)字化的(de)(de)(de)技(ji)術要求開展的(de)(de)(de)一項基(ji)礎(chu)性工作(zuo)。檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)數(shu)字化前處(chu)理工作(zuo)是檔(dang)(dang)(dang)案(an)(an)信息化的(de)(de)(de)基(ji)礎(chu)，對于(yu)整理工作(zuo)的(de)(de)(de)開展具有十分(fen)重要的(de)(de)(de)意義。

檔(dang)案數字(zi)化處(chu)(chu)理首先要(yao)確(que)定(ding)掃描頁(ye)(ye)。原則上應將確(que)定(ding)為數字(zi)化對(dui)象的(de)(de)紙質(zhi)(zhi)檔(dang)案全部掃描，不(bu)宜進行挑(tiao)掃。如有不(bu)需要(yao)掃描的(de)(de)頁(ye)(ye)面(mian)應加以標注(zhu)。第二步(bu)要(yao)編(bian)制(zhi)(zhi)(zhi)頁(ye)(ye)號(hao)(hao)。應對(dui)沒有頁(ye)(ye)號(hao)(hao)或(huo)頁(ye)(ye)號(hao)(hao)不(bu)正(zheng)確(que)的(de)(de)檔(dang)案重(zhong)新編(bian)制(zhi)(zhi)(zhi)頁(ye)(ye)號(hao)(hao)。在(zai)重(zhong)新編(bian)制(zhi)(zhi)(zhi)頁(ye)(ye)號(hao)(hao)時，工(gong)程檔(dang)案整理公司，一般用鉛(qian)筆(bi)。應將破損頁(ye)(ye)面(mian)、缺頁(ye)(ye)等特(te)殊情況進行登記(ji)。第三步(bu)是(shi)拆除裝訂(ding)。應以對(dui)紙質(zhi)(zhi)檔(dang)案的(de)(de)保護為原則確(que)定(ding)是(shi)否拆除裝訂(ding)。第四步(bu)是(shi)技(ji)術修復。褶皺不(bu)平影響掃描質(zhi)(zhi)量的(de)(de)紙質(zhi)(zhi)檔(dang)案應行壓平等相應技(ji)術處(chu)(chu)理。

檔案(an)整理時(shi)應根據實際情況靈活針對性處理

在(zai)進行檔(dang)案級整(zheng)理(li)時(shi)，通常根據檔(dang)案管理(li)的(de)(de)(de)文件要求，分別按照產品(pin)型(xing)(xing)號、編(bian)號、項(xiang)目(mu)、設(she)(she)備(bei)型(xing)(xing)號等分類對(dui)這幾(ji)類檔(dang)案進行整(zheng)理(li)，但在(zai)具體的(de)(de)(de)整(zheng)理(li)工作中，常會遇到某(mou)一產品(pin)、某(mou)一設(she)(she)備(bei)、某(mou)一項(xiang)目(mu)的(de)(de)(de)資料不全，甚(shen)少的(de)(de)(de)情(qing)況(kuang)如(ru)仍按照上述要求進行分類，會導致檔(dang)案子(zi)類目(mu)數量不斷增(zeng)加，數量過多影響檔(dang)案信息(xi)的(de)(de)(de)查(cha)找和(he)管理(li)，天津工程檔(dang)案整(zheng)理(li)，反而人為地增(zeng)加了檔(dang)案管理(li)的(de)(de)(de)復雜性。

檔案整理工作(zuo)方案的制定

為了(le)使積存零散檔(dang)案(an)文件的(de)(de)整(zheng)(zheng)理工(gong)作(zuo)(zuo)能夠順利(li)地進行，在整(zheng)(zheng)理以(yi)(yi)前，應先了(le)解檔(dang)案(an)的(de)(de)情況(kuang)，工(gong)程檔(dang)案(an)整(zheng)(zheng)理外包(bao)，訂出(chu)一(yi)(yi)(yi)個整(zheng)(zheng)理工(gong)作(zuo)(zuo)方(fang)案(an)。此工(gong)作(zuo)(zuo)方(fang)案(an)包(bao)括以(yi)(yi)下內容:立檔(dang)單位(wei)的(de)(de)歷史沿革和(he)(he)檔(dang)案(an)狀況(kuang)，整(zheng)(zheng)理的(de)(de)要(yao)求和(he)(he)具體方(fang)法，工(gong)作(zuo)(zuo)程序(xu)勞動組(zu)織，以(yi)(yi)及各工(gong)作(zuo)(zuo)完成(cheng)時(shi)間。根據所要(yao)整(zheng)(zheng)理的(de)(de)檔(dang)案(an)狀況(kuang)、數量以(yi)(yi)及參(can)加整(zheng)(zheng)理人數的(de)(de)不(bu)同(tong)(tong)，來針對性(xing)制定方(fang)案(an)，整(zheng)(zheng)理工(gong)作(zuo)(zuo)方(fang)案(an)可(ke)詳(xiang)可(ke)簡。整(zheng)(zheng)理工(gong)作(zuo)(zuo)方(fang)案(an)一(yi)(yi)(yi)般以(yi)(yi)全宗為單位(wei)編訂。整(zheng)(zheng)理互有聯系或(huo)同(tong)(tong)類型若干全宗時(shi)，也可(ke)以(yi)(yi)合編一(yi)(yi)(yi)個整(zheng)(zheng)理工(gong)作(zuo)(zuo)方(fang)案(an)。