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接站工作實施

(1)提前到達*定接站(zhan)地點(dian)，選(xuan)擇便于通達的停車位。

(2)根據(ju)接站信息表，隨(sui)時(shi)關注(zhu)航班(ban)、車次的(de)到達情況(kuang)

(3)在站點出口處醒目位置設置、擺(bai)放接站標(biao)識牌(pai)。

(4)出站人*到達(da)時，對上前詢問的人員進行信息(xi)確認

(5)在接站信息(xi)表中找到參會(hui)代表信息(xi)，再次進行確認。會(hui)議會(hui)場場地布(bu)置報(bao)價

(6)參會代(dai)表(biao)身份確認(ren)后，對其到會表(biao)示歡迎，并(bing)*領至(zhi)接(jie)站車輛安(an)排(pai)就座

(7)對參會代(dai)表說明目的地(di)并確認無誤(wu)后(hou)安排發車。

接站服務注意事項

(1)著(zhu)(zhu)裝整潔，必要時應統一著(zhu)(zhu)工(gong)作裝、佩戴會務工(gong)作*用(yong)證件或綬帶等以便更加醒(xing)目、更易辨識。

(2)接站人員具備(bei)良好的儀容(rong)儀表，保持熱情、耐心、周到的服(fu)務態度。

(3)接(jie)站(zhan)人員分(fen)工明確，每一個關(guan)鍵地(di)點應保證隨時都有工作人員在場，以防(fang)發生漏接(jie)的(de)情況。

(4)所有人員都需要配備接站信息表(biao);工作(zuo)交接時(shi)及時(shi)確認信息表(biao)，保持信息同步。

(5)為了提高接站(zhan)服務的(de)滿意度，可以在接站(zhan)地點設(she)置簡(jian)易(yi)的(de)工作臺(tai)，提供(gong)茶水、飲(yin)料(liao)、毛巾等供(gong)參會代表緩解旅行疲勞。若條件(jian)允(yun)許，對貴賓、領(ling)導開設(she)抵迎的(de)*用通(tong)道與休息室。

前籌備工作

會(hui)議(yi)證(zheng)件是表明相(xiang)關(guan)人員身份的(de)證(zheng)明性(xing)材料，晚會(hui)會(hui)議(yi)開幕，Z常用的(de)是胸(xiong)卡(badge)，即會(hui)議(yi)期(qi)間進入會(hui)場區(qu)域(yu)或社交活動區(qu)域(yu)的(de)人員佩戴的(de)用于(yu)標示人員身份和權利(li)的(de)憑證(zheng)。通常按貴賓、演講人、參會(hui)代表、媒體、贊(zan)助商、工作(zuo)人員等(deng)類別區(qu)分。

信息技術的(de)發(fa)展，使得傳(chuan)統形式(shi)的(de)證(zheng)件(jian)逐步被電子產品代替，會(hui)(hui)議證(zheng)件(jian)開始使用(yong)磁卡(ka)(ka)、IC卡(ka)(ka)等形式(shi)，晚會(hui)(hui)會(hui)(hui)議，甚至(zhi)可(ke)以通(tong)過二(er)維碼方(fang)式(shi)。此(ci)外，電子卡(ka)(ka)可(ke)以實現一卡(ka)(ka)通(tong)，涵蓋(gai)所有相(xiang)關(guan)環節(jie)(jie)的(de)資(zi)格審核，因此(ci)可(ke)以大大節(jie)(jie)省相(xiang)關(guan)的(de)成本，也更(geng)加便于信息統計(ji)。會(hui)(hui)議會(hui)(hui)場(chang)場(chang)地布(bu)置報(bao)價

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視頻會議室環境要求

視(shi)頻(pin)會(hui)議(yi)系(xi)統(tong)，又稱會(hui)議(yi)電(dian)視(shi)系(xi)統(tong)，是指幫助兩(liang)個或兩(liang)個以上不同地方(fang)(fang)的(de)(de)個人或群體，通(tong)(tong)過傳(chuan)輸線路及多(duo)媒體設備(bei)，將聲音(yin)、影像(xiang)及文件資料互(hu)傳(chuan)，實現即時互(hu)動，天河區酒店(dian)會(hui)議(yi)現場布置，以達到會(hui)議(yi)目的(de)(de)的(de)(de)系(xi)統(tong)設備(bei)。視(shi)頻(pin)會(hui)議(yi)能使雙方(fang)(fang)或多(duo)方(fang)(fang)進行語(yu)言交流，還能看(kan)到彼此的(de)(de)表情和動作，使處于不同地方(fang)(fang)的(de)(de)人就(jiu)像(xiang)在(zai)同一(yi)房間內(nei)溝通(tong)(tong)交流一(yi)樣。酒店(dian)會(hui)議(yi)現場布置

視(shi)頻會議(yi)通(tong)過(guo)設備、系(xi)統、環(huan)境之間的(de)良好配(pei)合，能夠帶給用戶高質量的(de)音(yin)視(shi)頻交流享受，但在設備配(pei)置、系(xi)統調試、環(huan)境要求(qiu)等(deng)方(fang)面(mian)都有著(zhu)更為嚴格的(de)要求(qiu)。(一)設備安(an)裝方(fang)式和設備負荷

終端設備均(jun)采(cai)用機(ji)架(jia)式安裝(zhuang)方(fang)式安裝(zhuang)，攝像頭采(cai)用支架(jia)或托盤安裝(zhuang)。設備負荷(he)Z大功耗為200W

 燈光(guang)要求(qiu)

燈光是視(shi)(shi)頻(pin)會(hui)議室(shi)的(de)一個基(ji)(ji)本條件。視(shi)(shi)頻(pin)會(hui)議室(shi)的(de)門窗需(xu)要用深(shen)色窗簾(lian)遮(zhe)擋。視(shi)(shi)頻(pin)會(hui)議室(shi)的(de)燈光布置(zhi)必須合理，光源對于人(ren)的(de)視(shi)(shi)覺應無不良影響(無刺眼感覺)，天河(he)區(qu)酒店會(hui)議現場(chang)布置(zhi)，同時光線分(fen)布在(zai)人(ren)臉(lian)上應均勻。實踐(jian)證明，三基(ji)(ji)色燈(R、G、B，色溫為3200K)效果Z好。酒店會(hui)議現場(chang)布置(zhi)

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會場布置禮儀規范

1、會場選擇

選擇會(hui)場(chang)，要(yao)根據參加會(hui)議(yi)的(de)(de)人數和會(hui)議(yi)的(de)(de)內容來綜合考慮。Z好是達(da)到一(yi)下標準(zhun)：

第*：大小(xiao)要適中。會(hui)場太大，人數太少，空下的(de)(de)座位太多，松松散散，給與(yu)會(hui)者一(yi)種不(bu)景氣的(de)(de)感覺;會(hui)場太小(xiao)，人數過多，擠(ji)在一(yi)起，像(xiang)鄉下人趕集，不(bu)僅顯得(de)小(xiao)氣，而且(qie)也根本無法把會(hui)開好(hao)。公司年會(hui)策劃布置

第(di)二：地(di)點要合理。歷史召集(ji)的(de)會議，一兩個小時就散(san)的(de)，可以(yi)把會場定(ding)在與(yu)(yu)會人(ren)員較集(ji)中的(de)地(di)方。超過一天的(de)會議，應盡量把地(di)點定(ding)的(de)離與(yu)(yu)會者(zhe)住所較近一些，免得與(yu)(yu)會者(zhe)來回奔(ben)波。

第三：附屬設施要齊全。會(hui)務人員(yuan)一定要對會(hui)場的照明、通(tong)風、衛生、服務、電話、擴音(yin)、錄(lu)音(yin)等進行檢查，不能夠因為(wei)“上次會(hui)議(yi)是從這里開(kai)的，沒出(chu)什(shen)么問題，”就草率(lv)地認為(wei)“這回也會(hui)同(tong)樣(yang)順利”。否(fou)則，可能會(hui)造成損失。

第四：要有停車(che)場。現代社會召議(yi)，“一雙草鞋(xie)一把傘”趕來開會的人已經不多了(le)。轎車(che)、摩托車(che)都要有停放處，會才能開得成。

企業會(hui)議執行人(ren)員(yuan)(yuan)提(ti)(ti)供：執行導演、攝(she)影(ying)(ying)攝(she)像人(ren)員(yuan)(yuan)、同(tong)傳譯員(yuan)(yuan)、速記人(ren)員(yuan)(yuan)、雙語主持人(ren)、禮儀(yi)模特等等。會(hui)議物料(liao)設(she)備提(ti)(ti)供：燈(deng)光音(yin)響、LED、攝(she)像搖臂、投影(ying)(ying)儀(yi)+投影(ying)(ying)幕布(bu)、鮮花(hua)布(bu)置（桌花(hua)講臺花(hua)簽到臺花(hua)胸(xiong)花(hua)）、搭建、印刷、中央同(tong)傳主機(ji)、紅外(wai)輻射板(ban)主機(ji)、紅外(wai)輻射板(ban)、譯員(yuan)(yuan)間(jian)。紅外(wai)接收機(ji)等等所有會(hui)所需物料(liao)設(she)備提(ti)(ti)供酒店(dian)安排服務：酒店(dian)住(zhu)宿(su)安排、酒店(dian)用(yong)餐安排、酒店(dian)會(hui)場協(xie)調(diao)、酒店(dian)優惠價(jia)格等。公司(si)年會(hui)策劃布(bu)置

會務策劃要點

1. 確(que)保活動內容與會(hui)議(yi)主題和(he)目(mu)的相符(fu)，晚會(hui)會(hui)議(yi)服務，符(fu)合(he)參會(hui)人(ren)員的需求和(he)口味(wei)。

2. 注(zhu)重活動(dong)形(xing)式的多樣性和互動(dong)性，元宵晚(wan)會會議，以提高參會人員的參與度和積極性。

3. 餐飲(yin)安(an)排既要滿足口味需求，又要考慮成本(ben)控制和食品安(an)全。公(gong)司年會策(ce)劃布置

4. 提前進行場地勘查，確(que)保場地的使用(yong)條(tiao)件符(fu)合(he)策劃(hua)方(fang)案的要求(qiu)。

5. 合理配置(zhi)人員和物(wu)資，避免浪費和不(bu)足的(de)情況發生。

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