檔案分類要注意詳細劃分來規避不利影(ying)響

檔(dang)(dang)(dang)案(an)進行(xing)分類時，通常(chang)要(yao)求按照產品型號(hao)、設備(bei)(bei)型號(hao)、項(xiang)目(mu)(mu)編號(hao)等進行(xing)子類的(de)(de)(de)(de)(de)(de)劃分，項(xiang)目(mu)(mu)檔(dang)(dang)(dang)案(an)整理(li)(li)公(gong)司，并(bing)根據子類進行(xing)整理(li)(li)組成(cheng)案(an)卷，但(dan)在具(ju)體整理(li)(li)工作中(zhong)，時常(chang)出現部分文件無法歸屬(shu)于哪(na)個(ge)具(ju)體的(de)(de)(de)(de)(de)(de)型號(hao)或項(xiang)目(mu)(mu)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)情況，或者(zhe)文件與幾個(ge)型號(hao)或項(xiang)目(mu)(mu)都存在著(zhu)(zhu)一定的(de)(de)(de)(de)(de)(de)關(guan)聯性，這(zhe)(zhe)會(hui)(hui)加大檔(dang)(dang)(dang)案(an)組卷難度(du)。檔(dang)(dang)(dang)案(an)資料的(de)(de)(de)(de)(de)(de)利(li)用(yong)價值，即使屬(shu)于同(tong)一產品、同(tong)一設備(bei)(bei)或同(tong)一項(xiang)目(mu)(mu)也有所區別(bie)，同(tong)時也會(hui)(hui)影(ying)響檔(dang)(dang)(dang)案(an)資料的(de)(de)(de)(de)(de)(de)保管期限，但(dan)在實際整理(li)(li)過程中(zhong)，檔(dang)(dang)(dang)案(an)組卷后(hou)，項(xiang)目(mu)(mu)檔(dang)(dang)(dang)案(an)整理(li)(li)，通常(chang)會(hui)(hui)將這(zhe)(zhe)些不同(tong)保管期限的(de)(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)(dang)(dang)案(an)集中(zhong)管理(li)(li)，并(bing)進行(xing)裝訂固化(hua)，不僅不利(li)于后(hou)期檢索利(li)用(yong)，同(tong)時也對后(hou)期檔(dang)(dang)(dang)案(an)價值鑒定工作的(de)(de)(de)(de)(de)(de)有序開展造成(cheng)阻(zu)礙。且在檔(dang)(dang)(dang)案(an)整理(li)(li)工作中(zhong)，項(xiang)目(mu)(mu)檔(dang)(dang)(dang)案(an)整理(li)(li)服(fu)務，檔(dang)(dang)(dang)案(an)信(xin)(xin)息著(zhu)(zhu)錄通常(chang)以案(an)卷為著(zhu)(zhu)錄單(dan)位(wei)，而未對該卷的(de)(de)(de)(de)(de)(de)每(mei)份檔(dang)(dang)(dang)案(an)信(xin)(xin)息逐一進行(xing)著(zhu)(zhu)錄，這(zhe)(zhe)樣會(hui)(hui)導致檔(dang)(dang)(dang)案(an)信(xin)(xin)息內容(rong)不夠明(ming)確(que)，對后(hou)期檔(dang)(dang)(dang)案(an)信(xin)(xin)息的(de)(de)(de)(de)(de)(de)開發利(li)用(yong)造成(cheng)不利(li)影(ying)響。

檔案(an)的歷(li)史考證具有相當(dang)大(da)的實用價值

立(li)檔單位和(he)(he)全宗歷(li)史(shi)(shi)考(kao)證(zheng)，對檔案(an)的(de)(de)(de)(de)整(zheng)理(li)和(he)(he)日常管理(li)有多方面的(de)(de)(de)(de)作(zuo)用(yong)(yong)。它是制訂(ding)可行(xing)性整(zheng)理(li)工(gong)(gong)作(zuo)方案(an)和(he)(he)科學地組織檔案(an)整(zheng)理(li)工(gong)(gong)作(zuo)的(de)(de)(de)(de)依據。如對該全宗及其各個部(bu)分檔案(an)的(de)(de)(de)(de)整(zheng)理(li)要求如何確定，采(cai)取何種方法等等，項目檔案(an)整(zheng)理(li)方案(an)，均應在(zai)研究全宗材料實(shi)際(ji)情況的(de)(de)(de)(de)基礎(chu)上確定。較為詳細的(de)(de)(de)(de)歷(li)史(shi)(shi)考(kao)證(zheng)，不僅(jin)是檔案(an)整(zheng)理(li)的(de)(de)(de)(de)整(zheng)個過程(cheng)中一種必要的(de)(de)(de)(de)參(can)考(kao)材料，它對判定文(wen)件所屬全宗，考(kao)證(zheng)文(wen)件日期等，也都有輔助作(zuo)用(yong)(yong)，而且對日后進行(xing)檔案(an)價值的(de)(de)(de)(de)鑒定工(gong)(gong)作(zuo)、編制檢索(suo)工(gong)(gong)具和(he)(he)利用(yong)(yong)檔案(an)，也有一定的(de)(de)(de)(de)參(can)考(kao)作(zuo)用(yong)(yong)。質量(liang)較高的(de)(de)(de)(de)歷(li)史(shi)(shi)考(kao)證(zheng)，實(shi)際(ji)上是一種頗有實(shi)用(yong)(yong)價值的(de)(de)(de)(de)工(gong)(gong)具書。

檔案整理首先要保持歷史聯系的關聯性

某些檔(dang)(dang)(dang)案(an)材料由(you)于保(bao)存的(de)(de)時間(jian)較長，其(qi)(qi)自身和檔(dang)(dang)(dang)案(an)整(zheng)理(li)體(ti)系都(dou)會發生某些變化(hua)，也(ye)要對其(qi)(qi)進行相應的(de)(de)調整(zheng)。對零(ling)散文(wen)(wen)件(jian)的(de)(de)整(zheng)理(li)，且對檔(dang)(dang)(dang)案(an)進行全過程(cheng)的(de)(de)整(zheng)理(li)工作(zuo)，包括區分(fen)全宗(zong)類檔(dang)(dang)(dang)案(an)的(de)(de)分(fen)類。整(zheng)理(li)工作(zuo)的(de)(de)基本原則是大方(fang)向的(de)(de)整(zheng)理(li)，首先就是必須保(bao)持文(wen)(wen)件(jian)之間(jian)真實歷史的(de)(de)聯(lian)系，而文(wen)(wen)件(jian)之間(jian)歷史聯(lian)系主要體(ti)現為文(wen)(wen)件(jian)在其(qi)(qi)來源、形成(cheng)、時間(jian)、內容和形式等(deng)方(fang)面密不可(ke)分(fen)的(de)(de)關聯(lian)性。因此(ci)我(wo)們這個原則，首先要保(bao)持文(wen)(wen)件(jian)之間(jian)這種(zhong)歷史聯(lian)系以及(ji)各個方(fang)面的(de)(de)關聯(lian)性。