文(wen)(wen)(wen)書(shu)檔(dang)(dang)案(an)整(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)分(fen)類(lei)(lei)(lei)后(hou)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)(dang)案(an)類(lei)(lei)(lei)目編(bian)號(hao)(hao)應遵循一(yi)(yi)定的(de)(de)(de)(de)(de)(de)規(gui)則(ze)和(he)標(biao)(biao)準，基(ji)建(jian)檔(dang)(dang)案(an)整(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)公司(si)，以(yi)(yi)確保檔(dang)(dang)案(an)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)規(gui)范管(guan)(guan)理(li)(li)(li)和(he)利用(yong)。一(yi)(yi)般來說，文(wen)(wen)(wen)書(shu)檔(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)編(bian)號(hao)(hao)方法(fa)主要(yao)包括以(yi)(yi)下幾個方面：1.**全宗號(hao)(hao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)編(bian)制**：檔(dang)(dang)案(an)館給立檔(dang)(dang)期單位編(bian)制的(de)(de)(de)(de)(de)(de)代(dai)(dai)號(hao)(hao)通常(chang)使用(yong)4位數(shu)字(zi)(zi)或(huo)字(zi)(zi)母與數(shu)字(zi)(zi)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)結合(he)(he)來標(biao)(biao)識。這是(shi)為(wei)(wei)了區分(fen)不(bu)同單位的(de)(de)(de)(de)(de)(de)檔(dang)(dang)案(an)資(zi)料(liao)(liao)而(er)設定的(de)(de)(de)(de)(de)(de)代(dai)(dai)碼（按(an)照DA/T13-1994標(biao)(biao)準）。2.**年(nian)(nian)(nian)度和(he)保管(guan)(guan)期限的(de)(de)(de)(de)(de)(de)標(biao)(biao)注**：“年(nian)(nian)(nian)度”為(wei)(wei)文(wen)(wen)(wen)件形成的(de)(de)(de)(de)(de)(de)年(nian)(nian)(nian)份(fen)，賀(he)州基(ji)建(jian)檔(dang)(dang)案(an)整(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)，用(yong)四位阿拉伯(bo)數(shu)字(zi)(zi)表(biao)示(shi)(shi)；“保管(guan)(guan)期限”則(ze)根據文(wen)(wen)(wen)件的(de)(de)(de)(de)(de)(de)保存價值分(fen)為(wei)(wei)、定期三十(shi)(shi)年(nian)(nian)(nian)及定期十(shi)(shi)年(nian)(nian)(nian)等不(bu)同的(de)(de)(de)(de)(de)(de)等級，分(fen)別(bie)以(yi)(yi)“Y”、“D30”、“D10”（或(huo)其(qi)他簡(jian)寫(xie)形式(shi)如(ru)直接寫(xie)明年(nian)(nian)(nian)限）進(jin)行標(biao)(biao)識。（注意實際使用(yong)中可(ke)根據需要(yao)選擇(ze)簡(jian)稱或(huo)直接寫(xie)出完整(zheng)(zheng)時間表(biao)述。）3.**機構(gou)代(dai)(dai)碼的(de)(de)(de)(de)(de)(de)添(tian)加*（可(ke)選項）*）：對于按(an)照機構(gou)進(jin)行分(fen)類(lei)(lei)(lei)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)件資(zi)料(liao)(liao)來說，基(ji)建(jian)檔(dang)(dang)案(an)整(zheng)(zheng)理(li)(li)(li)標(biao)(biao)準，“機構(gou)代(dai)(dai)碼”是(shi)必要(yao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)一(yi)(yi)部(bu)(bu)分(fen)內容(rong)；它(ta)通常(chang)采(cai)(cai)用(yong)三位漢語(yu)拼音首字(zi)(zi)母或(huo)者阿拉伯(bo)數(shu)字(zi)(zi)來表(biao)示(shi)(shi)特定的(de)(de)(de)(de)(de)(de)部(bu)(bu)門(men)名稱例如(ru)辦(ban)公室的(de)(de)(de)(de)(de)(de)代(dai)(dai)碼可(ke)以(yi)(yi)是(shi)BGS等若未(wei)采(cai)(cai)用(yong)此類(lei)(lei)(lei)方式(shi)分(fen)類(lei)(lei)(lei)則(ze)可(ke)省略此部(bu)(bu)分(fen)信息。綜上(shang)所述一(yi)(yi)個典型的(de)(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)類(lei)(lei)(lei)目編(bian)號(hao)(hao)為(wei)(wei)：【示(shi)(shi)例】ZXXX-WS·YYYY-Y(或(huo)DXX)－BGS（若有）-NNNN其(qi)中ZXXX代(dai)(dai)表(biao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)是(shi)全綜合(he)(he)號(hao)(hao)碼WS是(shi)指文(wen)(wen)(wen)體(ti)門(men)類(lei)(lei)(lei)YYYy為(wei)(wei)形成文(wen)(wen)(wen)檔(dang)(dang)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)年(nian)(nian)(nian)月日份(fen)YY表(biao)示(shi)(shi)存檔(dang)(dang)(或(huo)者更詳細的(de)(de)(de)(de)(de)(de)時間段說明比如(ru)'三十(shi)(shi)'年(nian)(nian)(nian))，BGS作為(wei)(wei)可(ke)能(neng)存在的(de)(de)(de)(de)(de)(de)特定部(bu)(bu)門(men)縮寫(xie)，而(er)NNNN則(ze)為(wei)(wei)該類(lei)(lei)(lei)別(bie)下具體(ti)每一(yi)(yi)件資(zi)料(liao)(liao)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)序列號(hao)(hao)確保所有項目都有的(de)(de)(de)(de)(de)(de)身份(fen)識別(bie)標(biao)(biao)記便(bian)于后(hou)續(xu)查找(zhao)與管(guan)(guan)理(li)(li)(li)操作執行。這樣設計(ji)既(ji)符合(he)(he)了檔(dang)(dang)案(an)管(guan)(guan)理(li)(li)(li)的(de)(de)(de)(de)(de)(de)基(ji)本(ben)要(yao)求也兼顧(gu)到了實用(yong)性(xing)與靈活性(xing)有助于提升整(zheng)(zheng)體(ti)工(gong)作效率與質量水平達(da)標(biao)(biao)情況良好狀態(tai)維持下去發展進(jin)步空間廣闊前景可(ke)期未(wei)來值得期待！

文(wen)(wen)(wen)書檔案整理(li)的(de)(de)(de)(de)(de)分(fen)類(lei)(lei)(lei)是(shi)檔案管(guan)(guan)理(li)中(zhong)的(de)(de)(de)(de)(de)重要(yao)環節，它有助于實現檔案的(de)(de)(de)(de)(de)科(ke)學(xue)管(guan)(guan)理(li)和利用(yong)。以(yi)下是(shi)一(yi)些常見(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)分(fen)類(lei)(lei)(lei)方法：1.**按年(nian)(nian)度分(fen)類(lei)(lei)(lei)**：將文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)按其形成或處理(li)的(de)(de)(de)(de)(de)年(nian)(nian)度進行(xing)分(fen)類(lei)(lei)(lei)存(cun)放(fang)。這種方法有助于歷史變(bian)化(hua)(hua)和事(shi)件(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)發(fa)展(zhan)過程（如(ru)20XX年(nian)(nian)的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)歸(gui)為同(tong)一(yi)類(lei)(lei)(lei)別(bie)）。不(bu)同(tong)年(nian)(nian)度的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)檔一(yi)般不(bu)應混(hun)放(fang)在一(yi)起歸(gui)檔；對于跨(kua)年(nian)(nian)度的(de)(de)(de)(de)(de)特殊(shu)類(lei)(lei)(lei)型的(de)(de)(de)(de)(de)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)則(ze)根據其內容歸(gui)入相(xiang)應的(de)(de)(de)(de)(de)年(nian)(nian)份(fen)進行(xing)處理(li)（例如(ru)跨(kua)年(nian)(nian)批復(fu)歸(gui)入批復(fu)的(de)(de)(de)(de)(de)當(dang)年(nian)(nian)）。2.**機(ji)構/問題(ti)(ti)分(fen)類(lei)(lei)(lei)法**：①機(ji)構分(fen)類(lei)(lei)(lei)是(shi)按照單位(wei)內部(bu)的(de)(de)(de)(de)(de)組織結構來(lai)劃(hua)分(fen)文(wen)(wen)(wen)件(jian)(jian)的(de)(de)(de)(de)(de)歸(gui)屬部(bu)門；②問題(ti)(ti)分(fen)類(lei)(lei)(lei)則(ze)是(shi)根據文(wen)(wen)(wen)檔的(de)(de)(de)(de)(de)具體(ti)(ti)內容進行(xing)主題(ti)(ti)劃(hua)定；③綜(zong)合(he)(he)采(cai)用(yong)時常用(yong)“先后政(zheng)、綜(zong)合(he)(he)在前”的(de)(de)(de)(de)(de)原則(ze)排序；④進一(yi)步(bu)地(di)還可結合(he)(he)保(bao)管(guan)(guan)期限進行(xing)細分(fen)管(guan)(guan)理(li)比(bi)如(ru)保(bao)存(cun)與(yu)定期銷毀等區分(fen)處理(li)策略從(cong)而確保(bao)資源合(he)(he)理(li)配(pei)置及使用(yong)效(xiao)率提(ti)升。（示例：“群工作-組織部(bu)門-長(chang)期”）3.其他輔助性(xing)方式還包括重要(yao)性(xing)分(fen)級以(yi)及形式多樣(yang)化(hua)(hua)識別(bie)等方法可根據實際情(qing)況靈活(huo)應用(yong)以(yi)增(zeng)強管(guan)(guan)理(li)的(de)(de)(de)(de)(de)針(zhen)對性(xing)和實效(xiao)性(xing)促進檔案管(guan)(guan)理(li)的(de)(de)(de)(de)(de)現代化(hua)(hua)進程發(fa)展(zhan)加速推進信(xin)息(xi)化(hua)(hua)建設步(bu)伐邁(mai)向更高水平(ping)階段邁(mai)進貢(gong)獻力(li)量(liang)支(zhi)持保(bao)障作用(yong)發(fa)揮更加充分(fen)展(zhan)現其價值(zhi)(zhi)所在意義深(shen)遠影(ying)響廣泛深(shen)刻不(bu)容忽視(shi)應當(dang)給予足夠(gou)重視(shi)并持續加強改進完善優(you)化(hua)(hua)升級不(bu)斷提(ti)高整體(ti)(ti)水平(ping)質量(liang)效(xiao)益增(zeng)強競爭力(li)影(ying)響力(li)擴大輻(fu)射范圍帶(dai)動行(xing)業(ye)發(fa)展(zhan)進步(bu)做出更大貢(gong)獻服務于社會經濟(ji)發(fa)展(zhan)大局(ju)之中(zhong)去(qu)推動人類(lei)(lei)(lei)文(wen)(wen)(wen)明進步(bu)向前邁(mai)出新的(de)(de)(de)(de)(de)一(yi)大步(bu)跨(kua)越式發(fa)展(zhan)態勢良(liang)好趨勢明顯(xian)加強交流合(he)(he)作互(hu)鑒共享共贏未來(lai)可期值(zhi)(zhi)得期待！

國(guo)土資(zi)源(yuan)檔案數字化外包(bao)服務(wu)需要(yao)注意以下關(guan)鍵事項(xiang)：1.**選(xuan)擇可靠(kao)的(de)(de)(de)服務(wu)提(ti)(ti)供(gong)商(shang)(shang)**:要(yao)對(dui)服務(wu)提(ti)(ti)供(gong)商(shang)(shang)的(de)(de)(de)資(zi)質、經驗和(he)(he)技術(shu)能(neng)力進(jin)行綜(zong)合(he)(he)評估，確(que)保(bao)其(qi)具(ju)備足(zu)夠的(de)(de)(de)能(neng)力來(lai)保(bao)護檔案的(de)(de)(de)安(an)(an)(an)(an)全和(he)(he)完(wan)整性(xing)。優先(xian)選(xuan)擇規(gui)(gui)模(mo)大、信(xin)(xin)(xin)譽好(hao)且擁有團(tuan)隊的(de)(de)(de)公(gong)司(si)進(jin)行合(he)(he)作(zuo)(zuo)。2.**簽訂保(bao)密協議(yi)**:與(yu)服務(wu)提(ti)(ti)供(gong)商(shang)(shang)簽訂明(ming)確(que)的(de)(de)(de)保(bao)密協議(yi)至關(guan)重要(yao)，確(que)保(bao)其(qi)在處(chu)理檔案信(xin)(xin)(xin)息時(shi)(shi)嚴(yan)格遵(zun)守信(xin)(xin)(xin)息保(bao)護原則和(he)(he)相(xiang)關(guan)法律(lv)法規(gui)(gui)要(yao)求，不(bu)得泄露(lu)任何敏感信(xin)(xin)(xin)息給第三(san)方。3.**建(jian)(jian)立安(an)(an)(an)(an)全防護機制(zhi)**:要(yao)求服務(wu)商(shang)(shang)建(jian)(jian)立完(wan)善的(de)(de)(de)安(an)(an)(an)(an)全防護措施和(he)(he)數據備份系(xi)(xi)統，以應(ying)對(dui)可能(neng)的(de)(de)(de)網絡安(an)(an)(an)(an)全威脅(xie)或數據丟(diu)失風(feng)(feng)險；同(tong)時(shi)(shi)要(yao)求對(dui)加工場(chang)所進(jin)行必(bi)要(yao)的(de)(de)(de)物(wu)理安(an)(an)(an)(an)全防護措施設置和(he)(he)視頻監控系(xi)(xi)統的(de)(de)(de)安(an)(an)(an)(an)裝等(deng)以確(que)保(bao)實體(ti)檔案進(jin)出庫(ku)及(ji)臨時(shi)(shi)存放的(de)(de)(de)安(an)(an)(an)(an)全性(xing)需求滿足(zu)相(xiang)關(guan)標準要(yao)求。4.**明(ming)確(que)責任與(yu)權利義務(wu)關(guan)系(xi)(xi)**:在合(he)(he)同(tong)中明(ming)確(que)規(gui)(gui)定(ding)雙方的(de)(de)(de)責任和(he)(he)義務(wu)以及(ji)違約費用(yong)(yong)等(deng)內容以保(bao)護自身權益不(bu)受損害并降(jiang)低潛在的(de)(de)(de)法律(lv)糾紛風(feng)(feng)險；對(dui)于檔案資(zi)料(liao)傳輸存儲(chu)銷毀(hui)等(deng)環節也要(yao)有詳細規(gui)(gui)定(ding)以保(bao)障信(xin)(xin)(xin)息安(an)(an)(an)(an)全得到(dao)(dao)保(bao)障。5.**定(ding)期評估和(he)(he)檢(jian)查質量與(yu)安(an)(an)(an)(an)全性(xing):**對(dui)完(wan)成(cheng)的(de)(de)(de)數字化國(guo)土資(zi)源(yuan)檔案要(yao)進(jin)行定(ding)期的(de)(de)(de)質量檢(jian)查和(he)(he)安(an)(an)(an)(an)全性(xing)評估工作(zuo)(zuo)，包(bao)括數據的(de)(de)(de)準確(que)性(xing)、完(wan)整性(xing)和(he)(he)可用(yong)(yong)性(xing)等(deng)指標的(de)(de)(de)測試以及(ji)針對(dui)可能(neng)存在的(de)(de)(de)安(an)(an)(an)(an)全隱患(huan)進(jin)行排查整改以確(que)保(bao)數據資(zi)源(yuan)得到(dao)(dao)長(chang)期的(de)(de)(de)保(bao)存和(he)(he)使用(yong)(yong)管理需求得到(dao)(dao)滿足(zu)。