檔案的實體案卷或文件(jian)的完(wan)整性需(xu)要檢查和加固性處理

當案(an)卷或文件有規格(ge)不一(yi)、紙張破損(sun)、卷邊折邊等(deng)情況，就(jiu)需(xu)要(yao)啟(qi)動實(shi)體修整(zheng)工作，以(yi)確保檔(dang)案(an)實(shi)體平整(zheng)清(qing)潔，適于(yu)數字化。修整(zheng)性(xing)(xing)工作包括(kuo)美(mei)(mei)觀(guan)性(xing)(xing)整(zheng)理(li)與加(jia)固性(xing)(xing)整(zheng)理(li)。美(mei)(mei)觀(guan)性(xing)(xing)整(zheng)理(li)主要(yao)是(shi)指(zhi)檔(dang)案(an)材料的(de)清(qing)潔，包括(kuo)清(qing)掃灰塵，去除殘留裝訂(ding)物，舒展折邊卷邊等(deng)。其目(mu)的(de)是(shi)使紙質檔(dang)案(an)實(shi)體高質量進(jin)入掃描設備。加(jia)固性(xing)(xing)整(zheng)理(li)，一(yi)般指(zhi)對非標準規格(ge)檔(dang)案(an)、破損(sun)檔(dang)案(an)、過脆(cui)檔(dang)案(an)進(jin)行襯(chen)頁(ye)、托裱等(deng)，財(cai)務檔(dang)案(an)整(zheng)理(li)方案(an)，進(jin)一(yi)步(bu)保護和延(yan)長實(shi)體壽命(ming)。

檔案(an)整(zheng)理服務內(nei)容包括(kuo)哪(na)一些(xie)內(nei)容呢？

在正(zheng)規條件下，我們的(de)檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)整理(li)工作(zuo)分為檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)室接收(shou)文書部(bu)門和業務部(bu)門，各部(bu)門分工合作(zuo)按照歸檔(dang)(dang)要求整理(li)歸檔(dang)(dang)的(de)文件或者是(shi)案(an)(an)(an)卷。檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)館接收(shou)的(de)是(shi)由機(ji)關檔(dang)(dang)案(an)(an)(an)室根據入(ru)館要求整理(li)、移交的(de)文件和案(an)(an)(an)卷。

正(zheng)常(chang)條件下，檔(dang)案(an)(an)室(shi)和檔(dang)案(an)(an)館的(de)檔(dang)案(an)(an)整(zheng)(zheng)理工(gong)作主要(yao)是(shi)對所接(jie)收的(de)檔(dang)案(an)(an)在(zai)更大的(de)范(fan)圍內進一步的(de)系統整(zheng)(zheng)理，比(bi)如(ru)全宗和案(an)(an)卷(juan)的(de)排列、案(an)(an)卷(juan)目錄(lu)的(de)加工(gong)。另外呢，會針對整(zheng)(zheng)理不善的(de)檔(dang)案(an)(an)進行局部的(de)調整(zheng)(zheng)，檔(dang)案(an)(an)館和檔(dang)案(an)(an)室(shi)對已整(zheng)(zheng)理入館，如(ru)實(shi)保(bao)存的(de)檔(dang)案(an)(an)，經過管理、實(shi)踐(jian)的(de)檢驗或專門的(de)質量檢查，要(yao)對其中不符合要(yao)求的(de)檔(dang)案(an)(an)進行一定的(de)加工(gong)，財務檔(dang)案(an)(an)整(zheng)(zheng)理公(gong)司，以(yi)提高(gao)整(zheng)(zheng)理的(de)質量。

檔案數字(zi)化之前的整理工作是非常基礎和重要的環節

在檔(dang)(dang)案數(shu)字(zi)化過(guo)程中，前期整理工(gong)(gong)作直接決定了(le)檔(dang)(dang)案數(shu)字(zi)化工(gong)(gong)作的(de)質量。在此次實(shi)施的(de)新規范中，增強(qiang)了(le)數(shu)字(zi)化前處理部分的(de)內(nei)(nei)容，包括對實(shi)體檔(dang)(dang)案保護和(he)檔(dang)(dang)案規范化管理方面的(de)要求。而(er)在實(shi)際工(gong)(gong)作中，我們還可(ke)能遇到各(ge)種各(ge)樣的(de)情況，比(bi)如檔(dang)(dang)案內(nei)(nei)容殘(can)缺，財務檔(dang)(dang)案整理服務，檔(dang)(dang)案內(nei)(nei)夾有訂書(shu)釘、曲別(bie)針(zhen)等金屬物。

這些(xie)都需要(yao)我們在數(shu)字化檔(dang)案(an)進行前做出相應(ying)處理(li)。對(dui)內容殘缺的(de)應(ying)及時進行記錄，財務檔(dang)案(an)整理(li)，對(dui)不(bu)宜(yi)公(gong)開的(de)敏感(gan)信(xin)息暫(zan)不(bu)進行掃(sao)描(miao)，對(dui)訂書釘、曲(qu)別針等(deng)金屬物應(ying)予以拆(chai)除等(deng)等(deng)。總之(zhi)，紙(zhi)質檔(dang)案(an)數(shu)字化前處理(li)工作作為館藏(zang)檔(dang)案(an)數(shu)字化，是(shi)非(fei)常(chang)基礎和重要(yao)的(de)環節，嚴格(ge)做好這一環節的(de)工作，對(dui)提案(an)數(shu)字化質量和提升數(shu)字化檔(dang)案(an)信(xin)息利用效果都具有非(fei)常(chang)重要(yao)的(de)意(yi)義(yi)。