檔案數字化加(jia)工注意事項

注意事項

1、有圖、有文的頁(ye)碼均(jun)需打碼；除卷(juan)內(nei)目錄、備考表、空白頁(ye)不(bu)需編碼；

2、分清(qing)(qing)檔(dang)案的左右裝訂，以及分清(qing)(qing)左右打(da)碼規(gui)則；

3、左手(shou)大(da)拇指及食指帶上指套，方便翻紙(zhi)，在翻紙(zhi)過程中，企業檔案數字化(hua)服務，一定(ding)要注意不能(neng)漏(lou)翻而造成的漏(lou)碼(ma)現象；

4、需打碼的檔案(an)(an)應平整的放置在加工(gong)桌上，且不能有雜(za)物，否則會影(ying)響檔案(an)(an)的受力(li)面(mian)積，企(qi)業(ye)檔案(an)(an)數字化公(gong)司，使效果(guo)變得模糊或不清(qing)楚；

5、檔(dang)案放置(zhi)的位(wei)置(zhi)與人的坐(zuo)姿一定(ding)要協調，其(qi)達到不(bu)別(bie)扭；

6、打碼(ma)時一定要注意：不能把碼(ma)打在(zai)檔案(an)的(de)有效內容(rong)中。

檔(dang)案數字化加工(gong)的中心步驟

在檔(dang)案數字化(hua)加(jia)工過(guo)程中(zhong)，想要完(wan)成紙(zhi)質(zhi)檔(dang)案的(de)數字轉化(hua)，需提(ti)高下檔(dang)案查詢效率，實現檔(dang)案信息共享，其中(zhong)心步(bu)驟(zou)：

檔(dang)案(an)工作(zuo)人員(yuan)拿到檔(dang)案(an)后，首先(xian)要對(dui)檔(dang)案(an)進行(xing)分(fen)類整理，包括對(dui)檔(dang)案(an)進行(xing)統(tong)一編(bian)號(hao)，核(he)對(dui)檔(dang)案(an)頁碼，其頁號(hao)編(bian)寫有誤的重新編(bian)號(hao)，對(dui)可拆(chai)訂的做拆(chai)訂處理，以便掃(sao)描時的批次處理。

如(ru)果(guo)發現檔案有出現折(zhe)皺不平會影響到后期掃描(miao)質(zhi)量的(de)文(wen)件，企業檔案數(shu)字化軟(ruan)件，應(ying)進行相應(ying)處(chu)理(li)；如(ru)果(guo)文(wen)件存在破(po)損(sun)，要行技術(shu)修(xiu)復并(bing)做(zuo)好標注；對于文(wen)件破(po)損(sun)嚴(yan)重不能修(xiu)復掃描(miao)的(de)應(ying)做(zuo)好區分標注。

掃(sao)描完(wan)成后，需采用自動(dong)化處理(li)和人工處理(li)相結合的方(fang)式(shi)，逐張檢查(cha)圖(tu)(tu)像質(zhi)量，包括圖(tu)(tu)像順序與檔案原件是(shi)否一致，有(you)無漏掃(sao)、重張等情(qing)況，其次圖(tu)(tu)像有(you)無黑邊、折角以(yi)及(ji)圖(tu)(tu)像偏斜(xie)度、清晰(xi)度、失真度等，發現(xian)不符合圖(tu)(tu)像質(zhi)量要求及(ji)時進(jin)行調整改(gai)正，確(que)保圖(tu)(tu)像順序正確(que)和質(zhi)量。

檔(dang)案數字化加工掃描對于錯誤或疏漏的修(xiu)正具體細則(ze)

1.如果(guo)用戶提供的(de)目錄(lu)和(he)紙質檔案(an)不對照的(de)，企業檔案(an)數字化，應該以(yi)紙質檔案(an)的(de)原文(wen)內容標準進行錄(lu)入(ru)，并(bing)刪除錯誤信息。

2.著(zhu)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)項相關內(nei)容錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)入要完整，如有不明確(que)或不完整的著(zhu)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)項需記錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)并(bing)(bing)及時(shi)反(fan)應給組(zu)長(chang)，如果(guo)目錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)中(zhong)要增加或減少相關字段，要與客戶協商，并(bing)(bing)及時(shi)向公司技(ji)術部反(fan)饋(kui)以下著(zhu)錄(lu)(lu)(lu)(lu)(lu)項，且與紙質檔案(an)要一(yi)(yi)一(yi)(yi)對照:

以(yi)“卷(juan)(juan)”為管理(li)單位的年度(du)、期限、卷(juan)(juan)號(hao)、題(ti)(ti)名、卷(juan)(juan)內(nei)文(wen)件序號(hao)、卷(juan)(juan)內(nei)文(wen)件題(ti)(ti)名、卷(juan)(juan)內(nei)文(wen)件頁號(hao)等(deng)。

以“件”為管理單位的年度、期(qi)限、件號、頁(ye)數、題名(ming)等。